Đây là lần đầu tiên mình thực hiện quy trình xin visa Schengen. Thông tin tóm tắt:
- Ngày nộp hồ sơ: 18/9/2026
- Ngày nhận kết quả: 02/10/2026
- Loại visa: Du lịch, nhập cảnh 1 lần, thời hạn 16 ngày (lịch trình đi vào cuối tháng 12/2026).
Thực tế, kế hoạch của mình là sang Đức thăm người thân rồi mới di chuyển sang các nước khác. Ban đầu mình khá băn khoăn giữa việc xin visa diện thăm thân hay du lịch. Cuối cùng, mình quyết định chọn visa du lịch vì mình muốn tự chủ tài chính và không muốn làm phiền người thân phải chuẩn bị nhiều giấy tờ phức tạp.
Sơ lược về bản thân: Nữ, 30 tuổi, độc thân, hộ khẩu Hà Nội. Mình từng du học nước ngoài và đã từng đi du lịch nhiều nước như Nhật, Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông, Singapore, Indonesia, Malaysia và Thái Lan. Hiện tại mình đang làm việc cho một tổ chức nước ngoài với mức lương trên 20 triệu đồng, đóng bảo hiểm xã hội đầy đủ trên mức lương thực tế, tuy nhiên mình chưa có tài sản cố định như nhà cửa hay xe cộ.
Bài viết này mình chia làm 3 phần chính: Đặt lịch hẹn, Chuẩn bị hồ sơ và Quá trình nộp hồ sơ.
I. Đặt lịch hẹn nộp hồ sơ
Đây là bước bạn cần làm đầu tiên, ngay cả trước khi bắt đầu chuẩn bị hồ sơ. Việc đặt lịch không hề dễ dàng, bạn không thể chọn ngày nộp ngay sát nút được.
Vì dự định nộp hồ sơ vào tháng 9 nên mình đã lên website của VFS Global từ tháng 8 để canh lịch. Đôi khi bạn sẽ thấy hệ thống báo không còn lịch trống, nhưng thực tế là do hệ thống chưa mở lịch.
Các "khung giờ vàng" để kiểm tra lịch trống là: 13h - 14h chiều và 1h - 2h sáng.
Vào khoảng 2h sáng ngày 15/8, mình kiểm tra và thấy lịch trống của cả 3 tuần tháng 9, thế là mình chốt ngày 18/9 để có đủ thời gian chuẩn bị. Mình chọn khung giờ 13:15 chiều để sáng đó có thể kiểm tra lại toàn bộ giấy tờ lần cuối.
Sau khi đặt lịch thành công, bạn sẽ nhận được email với tiêu đề “Your Germany Visa Appointment is Confirmed!”. Trong email có đính kèm file PDF, hãy in tờ giấy hẹn này ra để mang đi nộp hồ sơ.
II. Bộ hồ sơ xin visa
Lưu ý: Hãy sắp xếp giấy tờ theo thứ tự từ mục 1 đến hết như hướng dẫn trong danh mục hồ sơ của VFS.
Mỗi mục cần chuẩn bị: Bản gốc (tiếng Việt) + 1 bản dịch tiếng Anh (có thể dùng AI để dịch), không cần công chứng.
a) Giấy tờ hành chính:
- Giấy xác nhận đặt lịch hẹn (file PDF từ email của VFS).
- Đơn xin cấp thị thực: Điền online, in ra và dán sẵn 1 ảnh.
- Cover letter: Trình bày thông tin cá nhân, mục đích chuyến đi và giải trình công việc nếu cần.
b) Giấy tờ chứng minh nhân thân:
- Hộ chiếu hiện tại: Bản gốc + 1 bản sao trang đầu và tất cả các trang có dấu mộc xuất nhập cảnh. Hộ chiếu cần còn hạn trên 6 tháng, còn trang trống và đã ký tên ở trang đầu.
- Hộ chiếu cũ: Bản gốc + bản sao trang đầu và các trang có dấu mộc xuất nhập cảnh (nếu có).
- Ảnh 3,5 x 4,5cm: 1 ảnh nền trắng, dán vào đơn (nên mang dư 1 cái dự phòng).
- Giấy xác nhận cư trú CT07: Bản gốc + 1 bản dịch tiếng Anh. Bạn có thể xin online qua app VNEID (chọn mục Thủ tục hành chính -> Xác nhận thông tin cư trú). Thông thường hệ thống sẽ trả về file CT01, đó là đúng quy định.
- CCCD: Bản gốc + 1 bản photo.
c) Giấy tờ chứng minh công việc
- Hợp đồng lao động: Bản gốc (hoặc bản photo màu) + bản dịch tiếng Anh.
- Bảo hiểm xã hội: Truy cập VssID, chuyển ngôn ngữ sang tiếng Anh rồi chụp màn hình thông tin cá nhân và quá trình đóng BHXH, xuất ra file PDF.
- Đơn xin nghỉ phép: Ghi rõ số ngày nghỉ, lý do.
- Sao kê lương: Sao kê tài khoản nhận lương 3 tháng gần nhất, dùng bút highlight dòng tiền lương.
d) Giấy tờ chứng minh tài chính
- Giấy xác nhận số dư sổ tiết kiệm (180 triệu). Nên mở trước ngày nộp ít nhất 1 tháng.
- Giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng (60 triệu).
- Giấy xác nhận hạn mức thẻ tín dụng (200 triệu - không bắt buộc nhưng nên có).
e) Giấy tờ về chuyến đi
- Lịch trình chuyến đi: File Word gồm 5 cột: Ngày, Địa điểm, Hoạt động, Phương tiện, Lưu trú. Không cần quá chi tiết từng giờ.
- Vé máy bay khứ hồi: Bạn có thể đặt trên web Vietnam Airlines và chọn hình thức thanh toán sau. In email xác nhận “Your booking is on hold” là được.
- Booking khách sạn: Đặt phòng phù hợp với lịch trình, ưu tiên khách sạn gần ga, giá hợp lý, chọn chế độ hủy miễn phí (free cancel). In xác nhận tiếng Anh của các booking này.
- Bảo hiểm du lịch: Mua bảo hiểm du lịch quốc tế. Lưu ý nên chọn các hãng có chính sách hoàn tiền nếu trượt visa.
f) Giấy tờ khác
- Đơn xác nhận đồng ý cung cấp thông tin (VFS có sẵn tại chỗ, có thể lấy tại quầy).
III. Quá trình nộp hồ sơ
Quy trình khá nhanh, mình vào lúc 13:20 và hoàn tất lúc 14:35.
Nếu đi xe máy, bạn có thể gửi tại bãi đối diện hoặc bên cạnh tòa nhà (phí khoảng 10k). Bạn nên đến trước giờ hẹn khoảng 10 phút, đến quá sớm bảo vệ cũng thường yêu cầu đợi dưới tầng 1.
Khi vào trong, đưa hộ chiếu và giấy hẹn cho lễ tân để lấy số thứ tự. Lưu ý: Không được sử dụng điện thoại, quay phim, chụp ảnh hay sử dụng laptop trong phòng chờ.
Khi đến lượt, nhân viên sẽ kiểm tra hồ sơ, nếu đầy đủ bạn sẽ đóng phí (khoảng 3.539.000 VNĐ). Sau đó bạn sẽ được hướng dẫn qua phòng khác để lấy dấu vân tay và chụp ảnh.
LƯU Ý CỰC KỲ QUAN TRỌNG: Ảnh chụp tại VFS sẽ được dùng để in lên visa, vì vậy hãy chuẩn bị ngoại hình chỉn chu trước khi đi nộp hồ sơ nhé!
Sau khi xong, bạn nhận lại tờ giấy hẹn có mã số để theo dõi tiến độ. Khi nhận lại hộ chiếu, chỉ cần mang theo giấy hẹn và CCCD.
Thông thường sau 2 tuần là bạn sẽ có kết quả. Khi nhận lại phong bì, hãy mở ra kiểm tra ngay tại quầy để biết kết quả.
Chúc các bạn xin visa thành công!
Bổ sung: Nếu bạn không phải chủ hộ, hãy mượn tài khoản VNEID của chủ hộ để xin xác nhận cư trú CT07 dễ dàng hơn.
Nguồn tham khảo: https://blog.dulichdau.com/review-xin-visa-duc-tai-ha-noi/
